Para almacenar los datos de tu empresa de forma más segura, sin lugar a dudas debes contar con un servidor en la nube. De lo contrario, si tienes toda tu información únicamente en un servidor local, los riesgos que corres son inminentes. Teniendo tu base de datos en un ámbito local tendrás mayor susceptibilidad de perder toda tu información. Además, normalmente nunca tendrás un servidor local que tenga el conocimiento y la seguridad de Google por ejemplo.

Para almacenar los datos de tu empresa de forma más segura, sin lugar a dudas debes contar con un servidor en la nube. De lo contrario, si tienes toda tu información únicamente en un servidor local, los riesgos que corres son inminentes.

Teniendo tu base de datos en un ámbito local tendrás mayor susceptibilidad de perder toda tu información. Además, normalmente nunca tendrás un servidor local que tenga el conocimiento y la seguridad de Google por ejemplo.

Lo peor de todo es que posiblemente si pierdes tu base de datos almacenada localmente, no podrás recuperarla. Por lo tanto, para evitar todos estos inconvenientes es mejor optar por un servidor externo.

A continuación, te listamos algunos de los diferentes riesgos que puedes experimentar al tener un servidor de manera local.

No tener un resguardo o backup ante posibles fallas del sistema

El outsourcing o terciarización permite dejar de ocuparte de algo en lo que no eres bueno y delegar ese trabajo. Así una empresa especializada en el servicio que estás necesitando se hará cargo de, en este caso, cuidar toda la información sensible, contenido y datos de tu compañía.

Una empresa especializada en mantenimiento de servidores podrá no sólo proteger el estado de tu servidor, sino que también te ofrecerá la clase de equipo y software que estás necesitando. Además, tendrán una política de backup o resguardo de tu información. De esta manera, siempre tendrás una copia de seguridad para prevenir cualquier imprevisto. Es decir, cualquier inminente pérdida de datos ante una falla del sistema o error humano.

Por otro lado, muchas empresas que ofrecen servidores en la nube poseen sistemas de alta disponibilidad. Esto significa que tu información no estará únicamente en un servidor. Aparte tendrás un servidor de contingencia adicional en un centro de cómputos de otra ubicación geográfica. Este servidor contará con una réplica casi inmediata del servidor productivo. Eso permitirá, por ejemplo, prevenir a tu servidor del riesgo de una catástrofe natural, corte de luz o un incendio. Si esto pasara mientras tienes un servidor externo, tu empresa no se vería afectada. Automáticamente tu servidor de contingencia pasaría a ser el productivo como si nada hubiera ocurrido.

Un disco duro externo siempre conectado, no es un respaldo

Es muy común escuchar “aquí está mi respaldo”, señalando un disco duro externo (conectado por puerto USB), tener una unidad conectada de manera permanente a un equipo de computo puede funcionar para respaldar información que no sea de muy alto valor o con una relevancia mínima, este tipo de respaldo es solo por si el disco duro interno de la computadora se daña, y normalmente minimiza la ventana de días de perdida de información, por ejemplo si se realiza un respaldo diario (cotidianamente por la noche) y el proceso de copiado no se realiza esa noche por algún tipo de falla, entonces solo se pierde un día, pero si la falla es mas grave como por ejemplo, una catástrofe natural, ya sea terremoto, inundación, incendio, entonces esa unidad externa (de igual forma que el equipo de cómputo) estará inservible.

Por otro lado, a partir de algunos años se ha visto más frecuentemente la aparición de software malicioso denominado ransomware, este tipo de aplicación lo que hace es que codifica toda tu información de tal forma que es irreparable, irreconocible e ilegible, literalmente la secuestra puesto que su estrategia es pedir dinero con la promesa de deshacer la encriptación aplicada, estos procesos afectan a todo archivo de cualquier disco duro de la computadora, sin discriminar si son internos o externos, aunado a que en la desesperación por recuperar la información algunas personas han realizado el pago solicitado y en consecuencia defraudados, puesto que la probabilidad de recuperar la información es casa o nula.

No disponer del espacio y la infraestructura correcta

Al tener un servidor local debes considerar el riesgo que implica no contar con el espacio y la infraestructura TI que éste puede requerir. Desde falta de redundancia de conexiones a internet hasta mala refrigeración y accesos no restringidos.

Será importante que tu servidor disponga de varias líneas de conexión a internet. De este modo, podrías prevenir que, ante la falla de una de las líneas, tú pierdas el acceso remoto a tus datos. De igual manera, la conexión de red local y la infraestructura de networking o redes es fundamental. Esto asegurará una conexión estable desde la red interna de la compañía.

También, está el riesgo de que tu servidor no tenga el ambiente que un equipo con esas características necesite. La conexión eléctrica y la correcta refrigeración pueden generar recalentamientos o apagados inesperados del equipo. No contar con un generador eléctrico y con una batería de emergencia (UPS) podría ser catastrófico. Esto, en el caso de un eventual corte eléctrico causaría efectos fatales. Sin lugar a dudas, correrías el riesgo de dañar a tu servidor local, dejar a tu negocio sin operar y tener una importante pérdida de datos.

Mantener Información sin cifrar

De igual forma es común, el hábito de mantener información en local, y compartida en la misma red local, sin ningún tipo de filtro o cifrado, incrementando el riesgo potencial que existe a robo de información o el mal uso de la misma por parte de intrusos, e incluso del personal mismo del negocio.

Es recomendable (de ser necesario), implementar un correcto uso de privilegios sobre perfiles y/o grupos de usuarios, clasificar la información según dichos perfiles y otorgar ya sea restricciones o privilegios sobre cada usuario de la red, con esto minimizas el acceso a la información y optimizas el uso de datos, ya que cada usuario accederá y hará uso de lo que le corresponde.

Por otra parte, también se puede hacer uso de redes virtuales (VPN), son económicas y se pueden crear por hardware o software, estas redes se utilizan comúnmente en negocios que tienen oficinas en diferentes zonas geográficas, o como mínimo en diferentes edificios, al hacer uso de estas se implementa una capa de cifrado, lo cual garantiza cierta seguridad incluso si los datos son intervenidos por alguna entidad ajena al negocio, .

No contar con el soporte TI adecuado

El hecho de tener un servidor local significa necesitar técnicos idóneos para darle mantenimiento a tu equipo, en algunos casos y dependiendo de la importancia y demanda de la información, estas personas serán encargadas de cuidar el servidor 7/24. Es decir, los 7 días de la semana y las 24hs del día.

Sin un equipo que actualice el software y el hardware de tu servidor local corres grandes riesgos. Aún peor, si los soportes de TI no hacen los resguardos pertinentes de los datos de la compañía, sería una verdadera tragedia.

Por otro lado, hay negocios que no son tan grandes y por lo tanto tener personal de TI fijo, se vuelve costoso, en estos casos lo más adecuado es delegar, por ejemplo, en Go Control! siempre mencionamos que, al trabajar con nuestros productos de software, ya sea el Go Comercial!, Go Nominas! O cualquiera, nos delegas los respaldos, antivirus, canal de datos y demás cosas, haciendo un mejor uso de tu tiempo en otros procedimientos administrativos más relevantes de tu negocio, que te resulten más convenientes.

Acceso del exterior complicado

En definitiva, tener la información en local restringe en gran medida el acceso a la misma desde otras zonas geográficas, lo que es lo mismo, limita el acceso a los datos solo a la red local, por ejemplo, para poder acceder o hacer uso de cierta información, o archivos digitales, se puede caer en dependencia de que un equipo de computo se encienda y apague en determinado horario, si la persona encargada de esto sufre algún imprevisto en su ruta a la oficina, si se corta la energía eléctrica, si se corta el internet, si se desconfigura el acceso a datos, hay muchos factores potenciales que pueden impedir el acceso a datos, lo cual entorpece las actividades diarias del negocio, llegando a perjudicar el alcance de los objetivos en tiempo y forma. Entre tanto, suponiendo que se lograran implementar los mecanismos de redundancia necesarios, en los diferentes puntos requeridos (energía, comunicaciones, espacio, antivirus, etc), esto encarecería la infraestructura solo para mantener el acceso a datos.

Todo lo opuesto si se trabaja en la nube, puesto que como se menciono anteriormente, ya hay empresas especializadas en estos servicios que cuentan con toda la infraestructura de redundancia en comunicaciones, espacios, antivirus, firewalls y demás medidas y/o mecanismos que se requieran para disminuir, en la medida de lo posible, el riesgo de perdida o de mal uso de la información del negocio. Hacer uso de estos servicios de terceros puede llegar a ser un beneficio muy positivo en tu negocio, ya que te despreocupas de algunos temas y te enfocas en otros mas relevantes.

Conclusiones

En algún momento me han cuestionado por temas de que es, o no es, tan o muy poco seguro tener información financiera del negocio en la nube (esto debido a que las soluciones de software Go Control! Son todas en la nube), básicamente son varios motivos: creo que es una tendencia, no una moda, adicionalmente hacerlo por medios propios de la manera correcta y adecuada puede ser muy caro, además ya hay compañías que ofrecemos ese tipo de servicios, la información del software administrativo eventualmente estará toda en la nube, de hecho (al menos en México) el SAT ya tiene todos los comprobantes fiscales digitales por internet emitidos en (casi) tiempo real, adicionalmente trabajar en la nube, otorga al negocio, una ventaja competitiva muy grande, puesto que es más simple, rápido y eficiente el acceso y uso de la información, ya sea para la operación o para la toma decisiones, y por ultimo cabe mencionar que no hay información mas financiera que los bancos, los cuales ya tienen su infraestructura en la nube.

¿Tienes alguna duda con respecto a cómo mejorar o disminuir los riesgos de acceso a datos o a la información digital de tu negocio? No dudes en contactarnos y si te gusto el post, compártelo.