El software administrativo es una herramienta digital que permite gestionar y llevar el control de todos los procesos de un negocio o de una empresa de forma fácil, ágil e integrada, su papel principal es favorecer las estrategias de la empresa y optimizar su operación.

Un sistema con el cual, todas las empresas deben contar para tener un mayor control de sus recursos, sistemas y operaciones, pero a pesar de esto las empresas y negocios deben saber que existen múltiples opciones de sistemas administrativos y sus alcances son diferentes para cada uno.

Por lo anterior, es importante saber cuál es el sistema administrativo que mejor se ajuste a nuestras necesidades y así no cometer el error de adquirir un software muy pequeño o demasiado grande con el que se pierda tiempo y dinero, dos recursos muy importantes para toda empresa o negocio, por ello, debes hacerte estas preguntas: ¿Qué tipo de empresa o negocio soy? ¿Qué necesidades tengo? ¿Cómo están actualmente las operaciones de mi empresa?

En principio cabe mencionar que existen tres tipos de sistemas en el mercado:

• Sistemas empacados
• Sistema de usos específico
• Desarrollo personalizado

Los sistemas de usos específico están dirigidos y hechos para empresas de ciertos giros particulares como hoteles, farmacias y hospitales; empresas que necesitan herramientas tecnológicas para objetivos muy particulares.

Las ventajas de este tipo de software son que se ajustan a un mercado de nicho, por la misma razón poseen mejoras específicas basadas en la experiencia de necesidades de este tipo particular de empresas. Sin embargo, sus desventajas son que normalmente requieren de una mayor inversión y termina siendo poco personalizable, ya que las mejoras que se le hagan dependerán que las empresas o negocios de dicha industria que los soliciten.

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Los softwares empacados pueden ser útiles para una gran mayoría de empresas de diversos giros e industrias, además que pueden comenzar a operar en pocos minutos, tiene mejoras masivas para todos y es más económico, aunado a que una de las partes más importantes con las que debe contar un sistema administrativo es la consultoría, y esta suele ser especializada y completa para este tipo de softwares.

Las desventajas de este tipo de software es que no es personalizable y por lo mismo, también habrá que ajustarse al sistema y su funcionamiento.

Por último, se encuentra el software personalizado, el cual se hace y ajusta a la operación y necesidades específicas de la empresa, con este software puedes personalizar cualquier proceso y evoluciona a petición de cada empresa.

Sus desventajas pueden ser que se crea una fuerte dependencia a un desarrollador o equipo de desarrollo, por lo mismo el cambiar de proveedor o hacer alguna modificación, puede resultar complicado si no se ejecuta por las mismas personas, además de que su precio puede ser elevado y el tiempo de desarrollo considerable.

Por otro lado, cabe mencionar que este software es únicamente recomendado para empresas que ya tienen todos sus procesos estructurados, ajustados y controlados, ya que una prueba y error puede resultar en una mayor inversión que el mismo resultado.

La mayoría de las empresas están en constante crecimiento y el contar con mayor control y visibilidad de sus operaciones, será fundamental para consolidarse en el mercado, por lo tanto, elegir correctamente los recursos y las herramientas de apoyo como los sistemas de gestión administrativa hará una diferencia competitiva.

Es común que las empresas pequeñas y medianas guarden su información importante en diferentes sistemas, incluso en documentos de Word o Excel, pues consideran que ésta es la mejor opción; sin embargo, mantenerlas actualizadas requiere de una inversión de tiempo que podría usarse para otras áreas de oportunidad del negocio, unificar información en un sólo sistema hace que los errores y el tiempo en este proceso disminuyan considerablemente; además, evita que en el futuro los archivos se dañen o se pierdan.

La base de datos de tu empresa es lo más valioso, por eso es indispensable resguardarla, si presentas alguno de estos problemas significa que necesitas cambiar de sistema administrativo.

Piensa en cuando recién implementaste tu sistema administrativo actual, seguramente haya sido un buen momento para tu pequeño o mediano negocio en crecimiento: estaba disponible el dinero para invertir en un software capaz de poner a la empresa en el siguiente nivel y todos los colaboradores se sentían ansiosos de aprovechar todas sus funcionalidades, ver los procesos optimizados, tener mayor rendimiento y mejores resultados finales.

Durante mucho tiempo, tu empresa seguramente estuvo operando de una forma eficiente y rentable pero el negocio comenzó a crecer y las limitaciones empiezan a aparecer. Eventualmente, las limitaciones comenzaron a afectar lo que alguna vez fue un recurso tan valioso, y ahora mismo estás preguntándote si deberías seguir con tu actual software administrativo o implementar uno nuevo.

Todo esto es normal, las organizaciones en crecimiento suelen experimentar alguna vez en su vida algún tipo de estancamiento tecnológico: la solución ERP de ayer simplemente no está al día con las demandas comerciales y tecnológicas de hoy.

Esto es un verdadero desafío que está impulsando a muchos negocios a reemplazar sus antiguos sistemas administrativos con soluciones más versátiles y modernas que se adaptan a los procesos de tu negocio, que también son capaces de encender la verdadera transformación digital.

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Pero, ¿Qué podría pasar si continúas usando tu antiguo sistema administrativo? Aquí tenemos algunos riesgos que podrías enfrentar:

Un software administrativo ERP que no puede mantenerse al día con tus necesidades comerciales en evolución, que incluye integraciones de software esenciales, está intrínsecamente desalineado con tu estrategia de crecimiento e impide activamente tu progreso, en definitiva, te mantiene detrás de tu competencia.

Cuando los líderes de negocios eligen sistemas administrativos sin opciones de crecimiento; porque es el más barato o porque lo ha recomendado una empresa cercana, es muy común encontrar como a medida que va creciendo el negocio, el programa comienza a ser insuficiente y a limitar el crecimiento.

Por suerte, la mayoría de los sistemas ERP son escalables, esto quiere decir que las opciones de expansión son bastante amplias y pueden agregarse a medida que tu empresa va escalando.

No todos los sistemas administrativos son creados para cumplir las mismas funciones, si los objetivos de tu empresa han cambiado y al momento de la implementación no fue realizada una evaluación a fondo de acuerdo con las previsiones a largo plazo, el rendimiento de la aplicación no será suficiente para satisfacer las necesidades actuales de la organización y puede que se convierta en una herramienta poco funcional.

Si sientes que tu sistema administrativo comienza a no ser suficiente para soportar el volumen de transacciones de tu negocio y su crecimiento, puedes optar por un software que te permita realizar actualizaciones de acuerdo a las necesidades de tu empresa.